Straipsnio autorė: “Savo profesinį kelią su japonais pradėjau prieš beveik penkerius metus. Darbo pradžioje jų lėtesnis tempas mane labai erzino, vėliau viskas tapo natūralu ir netgi ėmė kelti šypseną. Tiesiog nusprendžiau prisitaikyti prie tam tikrų kultūrinių skirtumų, mainais gaudama stabilius, abipusę pagarbą puoselėjančius ilgalaikius dalykinius verslo santykius.“
Bendraujant su kai kuriais Lietuvos gamintojais, verslininkais ir renginių organizatoriais, susidaro įspūdis, kad dažnas bent teoriškai žino – su japonais susitarimai vyksta kur kas lėčiau nei su kitų tautų atstovais. Tačiau nelabai suvokia tokio lėtumo priežasčių, o susidūrę su juo praktiškai, nekantrauja, piktinasi ar netgi nuleidžia rankas pusiaukelėje.
Taigi šį straipsnį skiriu lietuviams, kurie planuoja užmegzti ar jau yra pradėję megzti verslo santykius su japonais. Tiesiog, dar nėra įvertinę savo laiko išteklių, kuriuos galimai turės investuoti. Bendrai paminėsiu esminius momentus, kai galite tikėtis “įstrigti laike“. Nurodysiu jų priežastis bei pasidalinsiu vienu kitu patarimu iš savo patirties, kad bendradarbiavimo kelias būtų ne toks duobėtas. Juk kai gali numatyti, kokios problemos laukia horizonte, jos sumažėja arba jų išvis nebelieka.
Pirmieji išbandymai – virtuali komunikacija
Galime pradėti nuo populiaraus atskaitos taško – dalyvavimo parodoje. Gerai atlikote namų darbus, puikiai pristatėte savo gaminius, pavyko pritraukti japonų dėmesį, apsikeitėte vizitinėmis kortelėmis. Kai po susitikimo pagaliau užmezgate glaudesnį dialogą šiuolaikinių technologijų pagalba, štai šioje stadijoje jau galite tikėtis pirmųjų savo kantrybės išbandymų. Pavyzdžiui, dėl skirtingų laiko zonų (šiuo metu mūsų laiko skirtumas – 6 valandos). Jums gali tekti daugiau ar mažiau pakoreguoti savo darbo laiką ir komunikuoti su japonais gerokai po vidurnakčio ar netgi paryčiais.
Kitas dalykas – susirašinėjimas elektroniniais laiškais, ypač, jei tai darote anglų kalba. Ne paslaptis, kad daugeliui japonų gyva komunikacija anglų kalba vis dar kelia stresą, todėl jie mieliau renkasi susirašinėjimą. O susirašinėjant, nenustebkite, jei kartais teks sulaukti to paties klausimo ar prašymo patikslinti jūsų ankstesnį atsakymą trijuose skirtinguose laiškuose. Greičiausiai taip nutiks dėl jų nepasitikėjimo savo užsienio kalbos žiniomis ir/ar baimės perduoti netikslią informaciją savo vadovybei, kuri paprastai netoleruoja pavaldinių daromų klaidų. Jeigu po keliasdešimties laiškų jus apims pesimistinės nuotaikos, prisiminkite, kad, ko gero, patys nekalbate japoniškai. Taip pat neturite japonų kalbos vertėjo, galinčio prisitaikyti prie jūsų susirašinėjimo dinamikos. Tuo tarpu jūsų potencialūs partneriai deda tokias pačias pastangas siekiant bendrų tikslų, kaip ir jūs. O tai jau daug žadanti pradžia!
Verslo pradžioje ilgalaikių santykių vystymas – svarbiau nei pelnas
Dauguma lietuvių vis dar yra linkę į derybas žvelgti kaip į ‘’zero-sum’’ žaidimą: kuo daugiau išspausti sau naudos ir palankių sąlygų kitos pusės sąskaita, ir kuo mažiau paaukojant savo interesų. Taip pat racionaliai paskaičiuojame, kad dėl geografinio atstumo dažnai nepriskraidysime į Japoniją, taigi iškart skubame per trumpiausią laikotarpį gauti maksimumą pelno. Jeigu japonai pastebės tokią nuostatą, raudoną kortelę galime užsitikrinti jau pirmojo derybų susitikimo metu. Štai kodėl verta plačiau aptarti harmonijos, stabilumo ir kolektyvinės sąmonės reikšmę japonų kultūroje.
Pirmiausia, reikia suvokti, kad tradicinė Japonijos korporacija yra didžiulė konservatyvi, daugeliu prasmių nelanksti organizacija. Jos viduje darbuotojai yra susiję ryšiais, dažnai palyginamais su santuokiniais saitais: besąlygišku lojalumu ir pagarba vieni kitiems, vidaus politikos taisyklėms, hierarchinei struktūrai, bendriems ritualams, ir t.t. Dėl tokių įsipareigojimų, neretai yra sakoma, kad japonui kompanija – antroji šeima, arba kad japonas yra “vedęs savo kompaniją“. Taip yra todėl, kad japonams vis dar įprasta toje pačioje darbovietėje išdirbti 15-40 metų (šis konceptas vadinamas angl. life-time employment, jap. shūshin koyō). Mainais jie ir jų šeimos už pradirbtus metus gauna stabiliai didėjantį atlyginimą (jap. nenkō joretsu), geras socialines garantijas ir puikias karjeros perspektyvas.
Šiuo metu Japonijoje darbo teisės reglamentai funkcionuoja taip, kad net jei darbdavys norėtų atleisti darbuotoją, o pats darbuotojas – atsistatydinti, jiems išsiskirti nebūtų lengva. Taip abi šalys yra skatinamos ieškoti kompromisų ir susitaikyti. Be to, jei darbuotojui pavyktų išeiti iš vienos japonų kompanijos, gali būti labai sudėtinga pereiti į kitą. Šios tautos darbdaviai vis dar vertina absolventus – ‘’neprirašytus lapus’’ ir, žinoma, ilgamečius darbuotojus, jau įrodžiusius savo atsidavimą kompanijai.
Tradicinių pažiūrų japonai yra tiek lojalūs savo darbovietei, kad neretai dėl jos yra pasiryžę drastiškai keisti gyvenamąją vietą. Netgi daugelį metų gyvenant atskirai nuo savo tikrosios šeimos narių (šis reiškinys vadinamas jap. tanshin funin). Lojalumas savo organizacijai – tai tarsi garantuota užuovėja darbuotojui ir jo šeimai tiek dabartyje, tiek senatvėje.
Jeigu darbuotojas savavališkai imsis nepamatuotos rizikos, nusižengs kompanijos instrukcijoms (kurios mums, lietuviams, gali atrodyti nereikšmingos ar netgi absurdiškos), tai gali įplieksti nesantaiką su bendradarbiais ir vadovybe. Pasekmė – prarasti moralinį veidą kompanijoje, o tai – vienas žingsnis iki moralinio veido praradimo ir konservatyvioje visuomenėje. Tokiu būdu jis sukels grėsmę savo ramiai, šiltai aprūpintai senatvei.
Kaip visa tai susiję su jumis, norinčiais bendradarbiauti?
Atsakymas paprastas – kaip esame įpratę elgtis patys, tokio paties elgesio tikimės ir iš kitų. Jeigu japonai yra orientuoti į ilgalaikius darbinius santykius, bendravimo harmoniją per mandagumą, lojalumą ir kompromisus, to paties tikėsis ir iš jūsų. Kalbant praktiškai, kad paisysite ne vien savo asmeninių poreikių, bet nuolat stengsitės, kad abiems pusėms būtų naudos; kad dalinsitės su jais pačia išsamiausia informacija siekiant išvengti rizikos ir klaidų, taigi nekompromituosite jų visos kompanijos ir visuomenės akivaizdoje; kad visais įmanomais būdais parodysite partnerystę su jais esant svarbiau nei pelnas; kad neatsitrauksite vos sulaukę ne tokių pirmųjų rezultatų, kokių tikėjotės.
Paminėsiu vieną pavyzdį, kokių pasitaiko apsčiai pradėjus verslą su japonais. Baldų gamintojas ponas R.S. buvo paskaičiavęs, kad tiekiant tam tikrą baldų kiekį į Japoniją, jis per mėnesį turėtų gauti 30 000 eurų pelno. Viskas lyg ir buvo suderinta, pasirašyta, japonų kompanijos kokybės kontrolės, marketingo, pardavimų, logistikos ir kt. departamentai sukelti ant kojų. Dešimtys ar daugiau žmonių dirbo nuo ryto iki vakaro, komunikavo su distributoriais ir klientais. Tačiau p. R.S. pamatęs, kad per pirmuosius kelis mėnesius pelno toli gražu nesiekia tiek, kiek buvo suplanavęs, sutartį nutraukė. Be abejo, tokiais atvejais sutartyse numatomos baudos, bet jos nekompensuos japonų kompanijos viduje sukelto chaoso. Neefektyviai praleisto darbuotojų laiko, kuris galėjo būti skirtas kompanijos augimui ir plėtrai, aukščiausio vadovo sumenkusio autoriteto priėmus neteisingą sprendimą bendradarbiauti su p.R.S. Nepakeis ir organizacijos partnerių bei klientų prastų atsiliepimų.
Taigi pirmųjų susitikimų ir derybų metu rodykite norą bendradarbiauti ilguoju laikotarpiu ir pagrįskite visais įmanomais būdais, kad tikrai išgalėsite tiek išsilaikyti.
Trumpojo, vidutinio ir ilgojo laikotarpių skirtingas suvokimas
Virtualios komunikacijos, derybų ir sutarties pasirašymo metu dažnai paaiškėja, kad mes ir japonai skirtingai suvokiame laiko horizontus projektų įgyvendinimui. Tai gali lemti aibę nesusipratimų, pasibaigiančių domino efektu.
Mums trumpasis laikotarpis reiškia maždaug 3 – 9 mėnesius, japonams – 1.5 – 2 metus. Jeigu vidutinį laikotarpį laikome 10 – 18 mėnesių, japonams tai – 3 – 4 metai. Ilgąjį laikotarpį skaičiuojame nuo 1.5 metų, tuo tarpu japonams jis trunka mažiausiai 5 metus.
Taigi, jūsų užduotis yra viena vertus parodyti, kad esate nusiteikę bendradarbiavimui ilguoju laikotarpiu. Kita vertus, užsitikrinti, kad konkrečius bendro projekto įgyvendinimo etapus vertinate tais pačiais laiko matais. Jeigu to nepadarysite, bendradarbiavimo eigoje galite pasirodyti japonams pernelyg nekantrūs siekiant progreso ir tai pažeis bendravimo harmoniją (tiek jūsų, tiek jų tarpusavio).
Sprendimų priėmimas užtrunka
Mums yra gana įprasta, kad net stambiausių įmonių vadovai, pasitarę su keliais savo pavaduotojais, priima sprendimus patys ir tuomet duoda nurodymus pavaldiniams. Toks sprendimų priėmimas vadinamas ‘’iš viršaus į apačią’’. Tuo tarpu Japonijoje jis vyksta ‘’iš apačios į viršų’’. Jeigu turite reikalų su stambia japonų kompanija, po savo skėčiu valdančia 500-2000 ar daugiau darbuotojų, nusiteikite, kad jūsų laukiamų sprendimų priėmimas užtruks.
Greičiausiai iš jūsų informaciją rinks žemiausių grandžių darbuotojai, paskirti itin smulkioms užduotims. Tuomet jie rašys ataskaitas visų departamentų darbuotojams (kuriuose sprendimai priimami taip pat ‘’iš apačios į viršų’’). Ir tik kai kiekvienas departamentas susiderins savo viduje, padarys visų departamentų bendras išvadas, jos nukeliaus iki oficialaus sprendimo priėmėjo – už projektą atsakingo aukščiausio rango vadovo. Šio proceso metu, (grįžtame prie to, ką rašiau aukščiau) galite būti užpilti besikartojančiais klausimais, prašymais pateikti papildomą informaciją, dokumentus, atlikti papildomus bandymus ir t.t. O kadangi japonai baimingai vertina riziką ir klaidas, jų kruopštumas taip pat pareikalaus laiko.
Tiesa, jūs galite būti sėkminga išimtis. Sėkminga tuomet, kai susitarimas dėl pirmųjų derybų įvyksta labai greitai, o į susitikimą atvyksta pats generalinis vadovas su visų departamentų atstovais. Tokiu atveju jau būtų galima beveik atkimšti šampano butelį, nes tokia japonų sudėtis susitikime rodytų, kad jų suinteresuotumas verslu su jumis yra toks pats, ar netgi didesnis nei jūsų! Kai skirsiu straipsnį deryboms, parašysiu apie tai išsamiau, bet šiuo atveju vis tiek užsiminsiu apie du aspektus – patarimus, susijusius su laiku.
Pirmas būtų toks: atstovai iš visų departamentų į derybas susirinko, nes patys yra suinteresuoti kuo greitesniu sprendimų priėmimu, todėl pasinaudokite proga ir visiems suteikite informacijos tiek, kad kiekvienas išeitų ‘’sotus ir laimingas’’. Teko girdėti pasipiktinimų, neva ‘’susirinko 10 egzaminatorių, kurie tik ir taikėsi mus prigauti ir sukirsti’’. Ne, visa tai tam, kad sutaupytų jūsų ir savo laiką. Antras aspektas derybų metu, susijęs su laiko vilkinimu: labai dažnai po jūsų ištartų žodžių, japonai nutyla, o ilga pauzė, regis, trunka amžinybę. Mus, lietuvius, tai veda iš proto, ar ne? Iškart pagalvojame, kad kažką pasakėme netaip, sutrinkame, puolame atsitiktinėmis frazėmis kamšyti tylą. Greičiausiai jų tyla reiškia vieną iš dviejų – bando ramiai suvirškinti tai, ką pasakėte arba matydami jūsų sutrikimą, tikėsis, kad neištversite ’’mirusio oro’’ atmosferos ir pulsite taisyti save, galbūt pasiūlydami jiems palankesnes sąlygas. Patarimas: atsipalaiduokite, lengvai atsiloškite, pasinerkite į savo užrašus svarstydami, kokius kitus punktus norėsite aptarti. Leiskite japonams patiems nutraukti savo kontempliaciją (tik šiukštu nereikia stebeilytis jiems į veidą ar pradėti naršyti išmaniajame telefone!).
Kokybės kontrolė
Japonija garsėja kaip šalis, pasaulyje pasižyminti aukščiausiais produktų kokybės standartais. Nuo 1980 metų Japonija laikosi ‘’nulinės tolerancijos’’ produktams su defektais politikos. Būtent dėl šios politikos apibrėžtų kokybės standartų labai daug globalių įmonių jau patyrė fiasko šioje šalyje, nes jų atitikimas reikalauja nemažų laiko, kapitalo, žmogiškųjų ir kitų išteklių investicijų. Išskirtiniai kokybės reikalavimai yra keliami ne tik konkretiems produkto komponentams, bet ir gamybiniams procesams, pakuotėms, siuntimo metodams, sandėliavimui ir kitiems veiksniams, kurie daugelį verslininkų priveda prie to, kad jie praranda viltį gauti pelno Japonijos rinkoje. Neatsitiktinai eksporto į Japoniją profesionalai sako: „Jeigu jūsų produktas perėjo visus Japonijos kokybės kontrolės vartus, tuomet durys jums automatiškai atsivers ir kitose Azijos šalyse’’.
Paprastai produktas yra atmetamas, jei aptinkamas bent vienas iš trijų įpakavimo defektų: lengvai pažeistas visos siuntos kartonas, lengvai pažeista mažmeninio produkto dėžutė, komponentų nurodytame produkte yra ne tiek, kiek nurodyta popieriuose (pavyzdžiui, vietoj deklaruotų 12 kapsulių buteliuke yra 14, kas tarsi būtų vartotojo naudai). Taip pat turi sutapti tos pačios kategorijos produktų forma, dydis, svoris, sudedamosios dalys, logotipai ir aprašymai japonų kalba.
Vakariečių gamintojai dažnai nustemba, kai išgirsta iš japonų distributorių, kad dėl jų lengvai pažeistos siuntos įpakavimo, produkcija turės būti grąžinta ar pakeista nauja siunta eksportuotojų sąskaita. Jeigu užsienio gamintojai eksportuoja vaistus, kosmetiką, medicinos prietaisus, tai yra padidintos rizikos produktus – papildomų tyrimų ir popierių tvarkymas gali užtrukti ir iki trejų metų. Taip pat pareikalauti daug investicijų ir vis tiek nebus garantijos, kad patenkins Japonijos importo keliamus reikalavimus.
Toks, mūsų akimis, gana fanatiškas produkto kokybės tikrinimas yra siejamas su japonų kultūrine sąvoka kirei-zuki. Tai reiškia, kad produktai yra tobulos kokybės visais aspektais, pradedant išvaizda ir baigiant jų vartojimu. Tai apima planavimą, derybas, vadybą, gamybą, marketingą, platinimą, pardavimą ir rūpinimąsi vartotoju – viską, atliekant teisingai, be menkiausios klaidos ar defekto. Su šia kultūrine verslo nuostata drauge eina dar viena – komakai, reiškiančia, kad kiekviena detalė privalo būti tobula.
Logistika ir produkto galiojimo laikas
60 procentų pasaulyje gaminamos produkcijos yra eksportuojama laivais, 40 procentų – oru. Krovinys, gabenamas jūra, iš Lietuvos į Japoniją vidutiniškai gali keliauti nuo 6 iki 16 savaičių . Dar papildoma viena ar dvi savaitės gali būti pareikalautos japonų muitų inspekcijos, iki kol galiausiai pasieks japonų distributorius. Produkcija nacionalinių ar regioninių distributorių didmenos sandėliuose gali stovėti nuo mėnesio iki dviejų, kol bus išsiųsta į galutinius taškus arba vietinių distributorių sandėlius. Pačiu blogiausiu atveju, rekomenduojama atsargai ‘’atsidėti’’ apie 5-6 mėnesius. Jeigu jūsų produkto galiojimo laikas yra 8 mėnesiai, jums išpardavimui Japonijoje lieka 2 mėnesiai, o tiksliau – nulis laiko. Deja, žinios tokios – japonų distributoriai ir vartotojai yra tokie reiklūs, kad nepriima/neperka produkto, kurio galiojimo laiko liko mažiau nei 50 procentų nuo pagaminimo datos (jei kalbame apie kosmetiką ir medikamentus, viskas dar griežčiau – ne mažiau vienerių metų). Tokie produktai laikomi nebeparduotinais. Todėl lietuviai, eksportuojantys produktus, nevaržomus galiojimo laiko apribojimų, turi kur kas didesnį pranašumą sėkmingai įsitvirtinant Japonijos rinkoje.
Jeigu jūsų produkto galiojimo laikas negali būti ilgesnis nei 1 metai, tuomet alternatyva yra siųsti oro paštu, bet tai yra kur kas brangiau. Reikia atsakingai paskaičiuoti, ar pridėjus siuntimo kaštus, jūsų produkto kaina išlieka konkurencinga Japonijoje. Kitas variantas – produkto gamyba pačioje Japonijoje, taip atsikratant papildomų laiko sąnaudų dėl tarptautinio siuntimo ir sutrumpinant lokalaus siuntimo laiką. Bet tai taip pat tuo atveju, jei gamybos kaštai išlaikys adekvačią galutinę kainą.
Autorė: Ineza Stankovskytė
Foto: Roberta Kataoka, Iwan Iizuki, Ineza Stankovskytė
